Étude de cas : Lloyds Banking Group


Profil – Équipe IA (Investment Accounting)

En charge de la comptabilité titres, l’équipe IA (Investment Accounting) est rattachée à la branche Vie, Retraite & Assurance du groupe. Elle est chargée de valoriser les titres, achetés par les gestionnaires de fonds pour le compte des différents clients, et aussi de calculer les tarifs unitarisés des fonds communiqués aux diverses parties prenantes, notamment aux conseillers en risques et analystes rendement.

L’équipe, qui opère dans un environnement ultra-réglementé, doit se plier régulièrement à des audits. L’assistance dispensée par l’équipe Support et Consultance en gestion des processus métier offre quantité de services, dont ceux ci-après :

  • Consultance – Une expertise autour de la gestion des processus métier et d’autres disciplines relevant du management
  • Innovation – Conception, implémentation et gestion de nouvelles fonctionnalités
  • Agence des normes – Élaboration de normes, mettant à profit les meilleures pratiques sectorielles
  • Optimisation métier – Gestion des activités d’optimisation

ENJEU

  • Créer une infrastructure centralisée de gestion des connaissances
  • Réduire les risques, mieux maîtriser et normaliser le mode d’exécution des processus

SOLUTION

  • Centralisation du capital connaissances
  • Cartographie de bout en bout des processus clés
  • Exécution des processus conforme aux meilleures pratiques

Enjeu

L’équipe IA avait amassé un grand nombre de documents, mais ne disposait d’aucune infrastructure de gestion des connaissances pour les administrer efficacement. D’où des documents obsolètes et des doublons, éparpillés un peu partout. Les membres de l’équipe étaient, par conséquent, tributaires des experts thématiques, à la fois pour la conservation des informations et pour la réalisation des audits.

Or, les audits ont mis en évidence un certain nombre de risques inhérents au mode de gestion des connaissances. Il fallait donc à l’équipe dirigeante une solution nécessitant peu de maintenance qui allait permettre de gérer plus efficacement les savoirs et de répondre aux futurs besoins de l’activité.

Solution

L’équipe BPM a fait appel à la suite Casewise Modelling pour documenter les processus clés et a mis en place un framework de gestion des connaissances, basé sur les préceptes d’EA Principals. Grâce à ce framework, les connaissances ont pu être stockées sur un mode à la fois structuré et intuitif. Des dispositions ont également été prises pour gérer les changements documentaires, notamment la création de nouveaux rôles à responsabilités pour les processus et les connaissances ; des critères de rédaction technique et des modèles ont également été fournis pour améliorer la qualité de la documentation.

Grâce à cette solution, l’établissement a été en mesure de :

  • Mieux appréhender l’efficacité du savoir autour de chaque processus métier, et d’attribuer des notes de maturité en conséquence
  • Mieux appréhender l’expérience client d’ensemble en cartographiant les processus de bout en bout
  • Identifier les risques inhérents aux processus et isoler/perfectionner les outils de neutralisation
  • Normaliser l’exécution des processus, par la mise en place de procédures opérationnelles standard

Résultats

Les capacités en gestion des connaissances et contrôle de l’environnement ont été considérablement optimisées, et les taux d’erreur sur les processus documentés ont nettement régressé. La nouvelle fonction de gestion des connaissances s’est avérée utile à divers titres, notamment pour les audits de processus, l’intégration et la formation du nouveau personnel, l’évaluation des risques et le changement. Les optimisations sont à présent plus faciles à identifier, grâce à une visibilité accrue et une clarification de bout en bout des processus métier.

Pourquoi Casewise ?

  • Un référentiel pérenne et évolutif pour les connaissances
  • De puissantes capacités de modélisation et de publication
  • Un outil très performant dans les études d’analystes indépendants