FAQ : Modéliser les processus. Par où commencer ?

20th octobre 2016

 

Bénéficiez de l’avis éclairé de nos meilleurs experts sur les questions que vous vous posez autour des processus métiers et de l’architecture d’entreprise.


Il ya plusieurs façons d’appréhender la modélisation, mais le pré-requis est de bien comprendre ses processus métiers. De nombreux responsables métiers ignorent parfois leurs processus internes.

Si vous voulez savoir ce qui est important dans un processus, posez-vous la question : « Comment dois-je faire cela? »

Comment recueillir l’information pour élaborer un modèle de processus?

Un processus est un enchaînement d’étapes et donc de tâches, pour atteindre un objectif donné, par exemple, commercialiser un produit sur le marché ou lancer une campagne marketing.

Vous pouvez avoir des processus formalisés, telles que des instructions précises que vous devez appliquer à la lettre ou bien des processus informels, où une équipe aura sa propre façon de travailler.

Avant de commencer à cartographier tous les processus d’une entreprise, nous commençons par lister toutes les actions qui sont faites au sein de l’entreprise et comment elles sont réalisées.

Une fois les informations réunies, nous passons à la cartographie.

Cela peut parfois être simple et le fruit d’un échange avec une seule personne.

Vous devez d’abord rassembler toutes les informations en une base de connaissances, avant de la partager au plus grand nombre, afin que ceux-ci puissent, le cas échéant, remonter des oublis.

Il existe parfois des redondances entre les services. Des processus d’une équipe marketing peuvent en effet se chevaucher avec ceux du département commercial, pouvant eux-mêmes recouper ceux du département Finance.

Souvent, plusieurs personnes au sein d’un même département détiennent chacun des morceaux de connaissance.

Sur quels critères définir les priorités vis-à-vis des processus ?

Premièrement : “combien cela va-t-il me coûter ?”

La réponse à cette question peut vous aider à évaluer la valeur ajoutée d’un changement dans l’entreprise

Dans certaines entreprises, la façon dont sont gérées les données s’avère inefficace et coûteuse.

Des entreprises peuvent réaliser des économies en effectuant des mises à jour de leurs logiciels IT ou bien les migrer dans le Cloud.

Dans bien des cas, trop de processus et une bureaucratie lourde peuvent être rationalisés en changeant de modèle de processus.

Comment mettre en marche un nouveau modèle de processus ?

La meilleure façon d’opérer des changements dans votre gestion des processus est de commencer sur une activité donnée de l’entreprise.

Si vous essayez de modifier l’ensemble des activités à la fois, la collecte d’informations prendra tellement de temps, sans compter la création de multiples comités, que le résultat mettra des années à voir le jour et sera donc très coûteux.

En revanche, si vous commencez avec un département ou même une partie d’un département, vous obtiendrez des résultats en quelques mois.

La bonne approche est de concentrer sur un département où les processus sont clairs, l’équipe stable et disposée à adopter une nouvelle méthodologie.